Если бюджетирование (составление плана расходов и доходов) кажется вам слишком сложным и отнимающим много времени, прежде чем забросить идею учет личных финансов, советуем вам обратить внимание на учет по методу конвертов.
Метод конвертов - это очень удобный и простой способ довольно эффективно управлять личными финансами. Это один из самых старых и проверенных методов. Суть его заключается в том, что получив доход, мы распределяем его определенным образом по нескольким конвертам. Количество конвертов и суммы определяются индивидуально с учетом ваших расходов.
Метод "4-х конвертов"?
Однако не следует путать предмет нашего разговора с другим "методом 4-х конвертов", суть которого заключается в равномерном распределении дохода на 4 части (для каждой недели свой конверт). То есть, весь доход делится на 4 ровных части и дальше необходимо в течение первой недели тратить деньги только с первого конверта, не "занимая денег" с другого конверта. В итоге, к концу месяца мы не должны выйти за рамки выделенных средств.
Не смотря на кажущуюся логичность этого метода, он имеет ряд серьезных недостатков. Во-первых, расходы неравномерно распределены по неделям. Оплата коммунальных и прочих услуг, расходы на всевозможные торжества и события, или просто непредвиденные расходы - все это может опустошить определенный конверт за 1 день, после чего вся система "рухнет". Во-вторых, видя в конверте определенную часть денег на текущую неделю (особенно, если сумма еще большая) мы можем ошибочно предположить, что денег еще много и можно позволить себе определенную трату.
Лучше продемонстрировать это на таком примере. Предположим, в конверте осталось $100 на текущую неделю. Из этих денег на питание можно потратить уже не более $10 (так как мы уже истратили "норму" и нам нужны еще $90 на другие важные расходы). Но, мы не видим этих $10, мы видим только общую сумму в размере $100. И, это может ввести нас в заблуждение при принятии решения. Нам кажется, что денег на эту неделю еще слишком много и можно сходить в ресторан за $30. Мы идем в ресторан и у нас остается $70. В итоге, приходит день, когда нам нужны $90, но, их уже нет. Система снова рушится.
Правильный метод конвертов
Как было сказано вначале, весь наш доход не распределяется равномерно на 4 части. Вначале необходимо определить самые основные статьи расходов. Здесь очень важно соблюсти золотую средину. Если мы слишком сильно обобщим все расходы и выделим только 2 конверта (скажем, на домашние расходы и на питание), тогда эффективность метода сильно упадет. Денег в конверте будет слишком много и принять ошибочные решения будет очень легко. Если же конвертов будет очень много, учет отнимет много сил и времени.
Итак, для примеры выделим конверты на следующие расходы:
- Питание
- Услуги и счета
- Развлечения и отдых
- Хозяйственные расходы
- Прочие расходы
В конверт под названием "Питание" будут выделены деньги на продукты питания, в конверт "Услуги и счета" откладываем деньги на оплату коммунальных услуг, платежей по кредиту и т.п., в конверте "Развлечения и отдых" будут деньги для покрытия расходов на рестораны, всевозможные удовольствия, хобби, спорт и пр., "Хозяйственные расход" - это и деньги на ремонты, мебель, стиральные порошки и тому подобные расходы, в конверт "Прочие расходы" мы выделим деньги на транспорт, непредвиденные расходы, либо на те расходы, которые не подпадают ни под одну из вышеуказанных категорий.
Зарплата получена. Деньги распределены по конвертам. Собрались сходить в ресторан? Открыли конверт "Развлечения и отдых", увидели, что денег достаточно, взяли нужную сумму и отдохнули без ущерба для бюджета. Не важно, ожидают ли вас впереди платежи по коммунальным услугам, расходы на обучение ребенка, или ремонт. Деньги из конверта "Развлечения и отдых" могут быть спокойно потрачены на ресторан, или хобби. Эти деньги предназначены исключительно для удовольствия. В этом и заключается преимущество данного метода - полная прозрачность ситуации (есть деньги в этом конверте - можно без проблем сделать расход), а также безопасность для семейного бюджета.
Современные конверты в Family 12
Если люди учитывали финансы по методу конвертов еще до изобретения компьютера, зачем же нужна современному человеку программа для учета личных финансов? Дело в том, что метод конвертов без компьютера имеет ряд проблем и ограничений, таких как:
- Невозможно быстро увидеть всю ситуацию. Да, у нас есть конверты. Но, сколько времени потребуется, чтобы узнать, какая сумма находится в каждом из конвертов? В программе достаточно одного клика и все конверты с учтенными суммами как на ладони. Кроме того, у современного человека еще есть дебетовые, либо кредитные карты, депозиты, кредиты, долги, электронные деньги. И учесть все это одними лишь конвертами просто невозможно.
- Невозможно улучшать учет домашних финансов. Без программы корректировать суммы, распределяемые по конвертам, можно только наугад. Используя программу мы сможем увидеть не только то, что в конвертах, но и суммы реальных расходов, что позволит нам скорректировать следующий месяц. Программа позволит более точно распределять доход.
- Ограниченность. Управление личными финансами - это не только учет потраченных денег. Используя программу мы сможем увидеть гораздо больше полезной информации (более 20 интересных и разнообразных отчетов, личный денежный поток, создание финансовых целей и мн. другое).
Теперь давайте посмотрим, как же нам организовать в программе Family учет по методу конвертов.
Реализация конвертов в программе
В качестве конвертов в программе будут выступать счета. Для начала нам нужно добавить в программу все те конверты, что мы выделили в реальности. Для этого заходим в программу, на вкладку "Учет", в раздел "Счета"и нажимаем "Создать счет". На первом шаге выбираем тип счета "Наличные деньги":
Далее указываем название счета, как у нашего конверта и заполняем остальные поля. Повторяем ту же процедуру для всех остальных конвертов. В итоге, у вас должно получится что-то наподобие этого:
Теперь мы видим в программе все наши конверты и суммы, находящиеся в них. Обратите внимание на счет "Доходы". Этот счет был создан таким же образом, как и все конверты (только вместо типа "Наличные деньги" был выбран тип "Расчетный счет" чтобы отделить визуально этот счет от других). В этом счете мы будем записывать все доходы, а затем распределять полученные деньги по остальным конвертам.
Попробуем немного поработать в программе. Мы получили зарплату. Заходим в счет "Доходы" (щелкаем мышкой на названии счета) и добавляем наш доход (внутри счета слева на панели задач меню "Добавить расход/доход"):
После добавления дохода программа выглядит следующим образом:
То есть мы видим, что во всех конвертах пусто, а на счете "Доходы" есть сумма в 25 000 рублей. Теперь нам нужно распределить эти деньги по всем конвертам. Для этого просто зажимаем левую кнопку мыши на иконке возле счета "Доходы" и не отпуская мышки перетягиваем на любой конверт:
Как только мы отпустим кнопку мыши, появится окошко, в котором следует указать желаемую сумму. Указываем, какую часть денег мы хотим перевести в этот конверт и нажимаем кнопку "Перевести". После чего список конвертов будет иметь такой вид:
Мы видим, что в конверте "Развлечение и отдых" появилось 2 000 руб., а на счете "Доходы" осталось 23 000 руб. То есть, у нас осталось доступно для распределения по остальным конвертам 23 тыс. руб. Распределяем таким же образом оставшиеся деньги по другим конвертам, чтобы на счету "Доходы" не осталось ничего.
Теперь, когда мы берем определенную часть денег с какого-то конверта и тратим, достаточно открыть программу, зайти в нужный нам конверт и точно также, как мы добавляли доход, добавить расход по нужной категории. К примеру, если мы взяли деньги с конверта "Развлечение и отдых", нужно в программе щелкнуть мышкой на этом счете (конверте) и внутри добавить новый расход, скажем, по категории Питание: Рестораны. В результате, внутри конверта будет следующая запись:
Помимо наглядного отображения у нас теперь появляется масса возможностей по анализу и планированию личных финансов. Но, об этом поговорим в другой раз.
Небольшая хитрость...
Итак, вы решили заняться домашней бухгалтерией по методу конвертов. Выделили конверт для расходов на питание, вложили туда 20 купюр на месяц. Теперь сделайте следующее:
- Достаньте все деньги из конверта "на питание" и разделите их еще на четыре равных части.
- Теперь нужно вырезать 4 ленточки из бумаги и обмотать каждую из частей, написав на ленточке дату, когда можно разорвать эту ленточку, и достать очередную часть денег. Даты - это периоды по 1 неделе.
- У вас должно получится так, как показано на картинке:
Теперь немного о том, зачем это нужно. Положив в конверт "на питание", к примеру, 20 купюр, очень легко потерять чувство контроля и ограниченности бюджета. Мы открываем конверт вначале месяца и видим там еще много денег (много купюр), но, подходит средина месяца и мы понимаем, что купюр осталось слишком мало, денег в конверте уже не хватит до конца месяца.
Если же делать так, как показано на картинке, тогда мы будем видеть только незапечатанные ленточкой купюры, которых будет в 4 раза меньше (в нашем примере 5 вместо 20). Таким образом, даже вначале месяца мы будет четко понимать реальную картину, и не сорить деньгами, ведь очередную пачку денег можно будет открыть только 7 числа, а незапечатанных купюр осталось слишком мало.
Также можно поступить и с другими конвертами.
